Wo ist denn noch einmal die Handwerkerrechnung vom letzten August, die jetzt ein paar Euro Einkommenssteuer sparen könnte? In dem grauen Herlitz-, dem grünen Sigma- oder dem weißen Impega-Ordner? Vielleicht liegt sie doch noch lose im Regal? Und wo ist bloß die Rechnung von der Teflonpfanne geblieben, die die Garantiezeit nicht überlebt hat?

Nachdem mich die Unordnung in der Papierflut zu oft viel Zeit gekostet hatte, machte ich mir endlich Gedanken über ein Ordnungssystem für unsere Akten. Dabei wollte ich dann auch – ehrlich gesagt – gleich die optische Vielfalt der Ordner im Regal beseitigen, die mich schon so lange störte.

Eine kurze Inventur der alten Ordner ergab, dass wir für unseren Vier-Personen-Haushalt mit 24 neuen Ordnern auskommen. Mir persönlich gefielen die „Herlitz max.file Fruits“ ganz gut: Nebeneinander im Regal angeordnet ergeben sie ein ordentliches und gleichzeitig fröhliches Bild. Bewährt hat sich auch, gleich etwas größere Ordner mit 8 cm Rückenbreite zu wählen, denn einige der Ordner – wie beispielsweise der für das Auto oder der mit Abrechnungen für die Krankenversicherung – füllen sich recht schnell. Mit einem Preis von 2,60 Euro pro Stück erschienen mir die gewählten Ordner außerdem erschwinglich, auch wenn es einfache mit 8 cm breitem Rücken natürlich auch schon für 1 Euro gibt.

Manche Ordner kommen ohne weitere Einteilung in einem Register aus. Die Abrechnungen mit der Krankenversicherung lassen sich beispielsweise prima chronologisch sortieren (älteste unten, jüngste oben). Bei anderen würde das aber im Chaos enden, z. B. beim Ordner für das Haus, der neben Rechnungen für Handwerker, Strom und Heizöl auch Abfall- und Wassergebührenbescheide enthält. Dafür habe ich Leitz- Style-Register mit 5 und 10 Rubriken besorgt, die den großen Vorteil haben, dass sie am PC variabel beschriftet werden können. Dazu lässt sich mit dem von Leitz zur Verfügung gestellten Online-Tool „easyprint“ einfach ein passendes DIN-A4-Blatt gestalten, dass hinter das teilweise durchsichtige Register gelegt wird.

Etwas länger hat es gedauert, bis ich mir passende Rubriken für die Ordner und die Register innerhalb der Ordner überlegt hatte. Nach reiflicher Überlegung und zwei bis drei Nachbesserungen hat sich folgende Struktur für uns als gut erwiesen:

Ordner mit Registereinteilung
Haus – Wasser, Strom, Heizöl, Abfallgebühren, Grundsteuer, Handwerker, Schornsteinfeger, Garten, Sonstiges
Auto – Rechnungen (Auto 1), Bußgelder (Auto 1), Rechnungen (Auto 2), Bußgelder (Auto 2), Steuer/TÜV/Sonstiges
Versicherung – Gebäude, Minijob-Zentrale, Haftpflicht, Kfz-Haftpflicht, Sonstige
Rente – gesetzliche Rente (Person 1), betriebliche Altersvorsorge (Person 1), gesetzliche Rente (Person 2), Sonstiges
Sonstiges – Abos, Mitgliedschaften, Rundfunkgebühren, Reisen, Gesundheit (Person 1, Person 2, Person 3, Person 4)

Ordner ohne Registereinteilung (chronologisch geordnet)
wichtige Dokumente, Gehaltsabrechnungen, Bank, Steuer, Abrechnungen mit privaten Krankenversicherungen, Rezepte, Spenden,

Meiner Erfahrung nach lassen sich die Rubriken der Ordner nicht ohne Überschneidungen (disjunkt) definieren. Das heißt, dass sich ein Schriftstück oft logisch zwei verschiedenen Ordnern zuordnen ließen. Beispielsweise könnte man Rechnungen für die Kfz-Haftpflichtversicherung entweder im Ordner „Auto“, aber auch im Ordner „Versicherung“ unterbringen. Für solche Fälle habe ich klare Festlegungen getroffen (Beispiel: Rechnungen für die Kfz-Haftpflichtversicherung gehören in den Ordner „Versicherung“). Manche Ratgeber empfehlen, in dem Ordner, in den das Dokument nicht hineingelegt werden soll, einen entsprechenden Vermerk auf der Innenseite anzubringen („Rechnungen Kfz-Haftpflichtversicherung nicht hier, sondern im Ordner «Versicherung» ablegen“). Das ist wohl vor allem dann für Euch sinnvoll, wenn mehr als eine Person mit der Ablage arbeitet. Ich habe darauf verzichtet.

Die hier beschriebene, physische Ablage nimmt die Dokumente auf, die ich im Original behalten muss oder möchte. Daneben leistet mir ein HP Laserjet Pro M477fdn mit seinem schnellen Einzugsscanner sehr gute Dienste bei der Digitalisierung von Dokumenten. Ich digitalisiere (zusätzlich zur Aufbewahrung im Original) alle Dokumente, die ich für die Steuererklärung brauche und lege sie gebündelt in einem Verzeichnis auf dem Rechner ab, so dass bei der Steuererklärung gleich alles griffbereit ist. Außerdem werden alle Rechnungen eingescannt, weil Überweisungen sich durch das Hochladen der PDF-Datei im Online-Banking der Deutschen Bank dann sehr schnell erledigen lassen.